Ausgangslage
Aspöck entwickelt und fertigt Beleuchtungs- und Elektriksysteme für Fahrzeuge und Anhänger und beliefert Hersteller und den Ersatzteilmarkt in ganz Europa. In einem Unternehmen dieser Größenordnung entstehen täglich zahlreiche wiederkehrende, systemübergreifende Abläufe – von der Auftrags- und Dokumentenverarbeitung über Freigabe- und Prüfschritte bis hin zum Austausch von Daten zwischen verschiedenen Fachbereichen und Systemen.
Viele dieser Aufgaben werden bislang manuell erledigt: Informationen werden aus einem System in ein anderes übertragen, E-Mails ausgelöst, Dateien abgelegt oder Status manuell nachgehalten. Das kostet Zeit, bindet qualifizierte Mitarbeiter mit Routinetätigkeiten und ist anfällig für Übertragungsfehler.
Bevor investiert wird, sollte jedoch klar sein, an welchen Stellen Automatisierung tatsächlich greifbaren Nutzen bringt, wie hoch der Aufwand im Verhältnis zum Effekt ist und welche technischen Voraussetzungen dafür gegeben sein müssen. Ohne diese Grundlage besteht die Gefahr, in Einzellösungen zu investieren, die im Alltag wenig bewegen.
Herausforderung
Die Möglichkeiten moderner Automatisierung sind vielfältig – ihr sinnvoller Einsatz ist es nicht überall. Wo Prozesse selten, stark variabel oder ohnehin gut eingespielt sind, rechnet sich der Aufwand nicht; an anderen Stellen amortisiert sich eine Automatisierung schon nach kurzer Zeit. Diese Unterscheidung lässt sich nicht am Reißbrett treffen, sondern nur gemeinsam mit den Menschen, die die Abläufe täglich verantworten.
Gefragt war deshalb zunächst ein gemeinsames Verständnis dafür, welche Abläufe sich wirklich lohnen und wie sie sich technisch sauber umsetzen lassen – statt einzelner Insellösungen, die nicht zusammenpassen. Ebenso wichtig war es, das Team zu befähigen, künftig selbst Automatisierungspotenziale zu erkennen und einzuordnen.
Das Ziel: die richtigen Abläufe identifizieren und die ersten davon konkret automatisieren.
Lösung
Statt sofort einzelne Prozesse zu automatisieren, begann die Zusammenarbeit mit einem gemeinsamen Einstieg in moderne Automatisierung. Daraus entstanden ein belastbares Verständnis der Möglichkeiten, konkrete und bereits umgesetzte Anwendungsfälle sowie ein klarer Fahrplan für die weiteren Schritte – alles anhand realer Abläufe aus dem eigenen Betrieb.
In einem gemeinsamen Workshop wurden die Möglichkeiten von Microsoft Power Automate praxisnah vermittelt und mit dem Team zentrale Einsatzszenarien erarbeitet – bewusst anhand verständlicher Beispiele, die direkt auf die internen Abläufe bei Aspöck übertragbar sind. So entstand ein gemeinsames Bild davon, welche Aufgaben sich lohnen und wie eine Automatisierung im Alltag konkret aussieht. Das Team kann Potenziale seither selbst einordnen und bewerten.
Aus den erarbeiteten Szenarien wurden die ersten konkreten Anwendungsfälle mit Power Automate umgesetzt, sodass wiederkehrende, systemübergreifende Aufgaben nun ohne manuelles Zutun ablaufen. Daten werden automatisch zwischen den beteiligten Systemen übergeben, Benachrichtigungen und Freigaben angestoßen. Für Integration, Datenspeicherung und Skalierbarkeit kommen Dienste von Microsoft Azure zum Einsatz, sodass die Lösungen auch bei wachsendem Volumen tragfähig bleiben.
Das firmeneigene Informationsmanagementsystem (IMS) wurde im Kontext von Automatisierung analysiert und gezielt einbezogen, damit neue Abläufe an die bestehende Systemlandschaft anknüpfen statt daneben zu stehen. Daraus entstand ein strategischer Fahrplan für die weiteren technischen Schritte, priorisiert nach Nutzen und Aufwand und abgestimmt auf die konkreten Ziele bei Aspöck.
Ergebnis
Aus einer offenen Frage – wo lohnt sich Automatisierung überhaupt? – wurde ein belastbarer Startpunkt mit sichtbaren Ergebnissen. Die ersten Abläufe laufen automatisiert statt manuell, das Team versteht die Technik und kann Potenziale selbst einordnen, und ein priorisierter Fahrplan macht die nächsten Schritte planbar, statt sie dem Zufall zu überlassen.
In einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob und wie sich eine Lösung für Sie rechnet.
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