Ausgangslage
doma setzt für Baustelleneinsätze eine große Zahl an speziellen Werkzeugen, Maschinen und Fahrzeugen ein, die regelmäßig von Mitarbeitern ausgeliehen werden. Verwaltet wurden diese Betriebsmittel über eine zentrale Excel-Datei, die von mehreren Verwaltungspersonen gepflegt wurde.
Weil mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiteten, kam es häufig zu unvollständigen, widersprüchlichen oder verspäteten Einträgen. Reservierungen liefen unstrukturiert über mündliche Absprache, WhatsApp oder E-Mail. Für die Mitarbeiter auf der Baustelle war oft nicht ersichtlich, ob ein Gerät gerade verfügbar ist.
Es gab keine zentrale, aktuelle Übersicht, keine automatische Verfügbarkeitsprüfung und keine auswertbare Historie. Die Koordination war stark personenabhängig und band nahezu eine vollständige Mitarbeiterressource.
Herausforderung
Sobald mehrere Personen dieselbe Liste pflegen und Reservierungen nebenbei über verschiedene Kanäle laufen, entstehen Lücken: Doppelreservierungen, unklare Verfügbarkeiten und die immer gleiche Rückfrage, ob ein Gerät frei ist.
Das Ziel: eine zentrale, transparente Verwaltung, die Verfügbarkeiten in Echtzeit zeigt und Doppelreservierungen ausschließt.
Lösung
Eine Erweiterung des Intranets für Geräte- und Fuhrparkmanagement, die Verwaltung, Reservierung und Rückgabe an einer Stelle bündelt.
Alle Geräte, Werkzeuge und Fahrzeuge sind zentral erfasst, mit Standort, Status und Hinweisen wie Wartungs- und Serviceterminen. Die Verfügbarkeit ist jederzeit in Echtzeit ersichtlich, statt aus einer möglicherweise veralteten Liste erschlossen zu werden.
Mitarbeiter reservieren Geräte und Fahrzeuge digital über die Plattform – auch mobil direkt vom Smartphone. Das System prüft automatisch die Verfügbarkeit im gewünschten Zeitraum und verhindert Doppelreservierungen, bevor sie entstehen. Die unstrukturierte Abstimmung über Messenger und Zuruf entfällt.
Ausgabe und Rücknahme werden per Klick dokumentiert, Schäden und Fehlermeldungen lassen sich direkt am Gerät erfassen und sind historisch auswertbar. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer welches Gerät wann genutzt hat.
Ergebnis
Aus einer personenabhängigen, fehleranfälligen Excel-Verwaltung wurde ein transparentes, systemgestütztes Management. Verfügbarkeiten sind in Echtzeit ersichtlich, Doppelreservierungen ausgeschlossen, Vorgänge sauber dokumentiert, und eine nahezu vollständige Personalressource ist von Koordinationsaufgaben entlastet.
In einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob und wie sich eine Lösung für Sie rechnet.
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