Plattform für Zeiterfassung, Planung & Rechnungslauf

Ausgangslage

Gewachsene Abläufe auf Papier und in Excel

Illumina plant Licht, setzt Elektroinstallationen um und begleitet Projekte von der ersten Skizze bis zur Übergabe. Wie in vielen, über Jahre gewachsenen, Betrieben liefen die internen Abläufe auf Papier und in Excel zusammen.

Die Arbeitszeit etwa wurde auf wöchentlichen Stundenzetteln festgehalten, freitags an den Vorgesetzten übergeben, in eine zentrale Excel-Datei übertragen und per E-Mail an die Lohnverrechnung weitergeleitet. Urlaube liefen über Papieranträge, eine Excel-Ressourcenplanung und einen Wandkalender.

Dasselbe Muster zog sich durch Projektplanung, Leistungserfassung, Rechnungslauf und Kundenkontakt: viele einzelne, für sich funktionierende, aber umständliche, Abläufe, mit mehrfacher manueller Erfassung, verteilten Informationen und starker Abhängigkeit von einzelnen Personen.

Über Kunde & Projekt

Name: Illumina – Licht & Service GmbH
Branche: Beleuchtung & Elektro
Region: Ried im Innkreis, OÖ
Mitarbeiterzahl: 15
Projektfokus: Personal, Planung, Abrechnung
Systemlandschaft: ERP, BMD
Projektzeitraum: seit 2025

Herausforderung

Abläufe zusammenführen, ohne den Betrieb zu unterbrechen

Die eigentliche Aufgabe war nicht, ein einzelnes Werkzeug zu ersetzen, sondern die zentralen Abläufe des Betriebs in einem System zusammenzuführen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen oder Mitarbeiter mit neuer Software zu überfordern.

Bei der Zeiterfassung kam ein rechtlicher Aspekt hinzu: Weil nur Gesamtstunden dokumentiert wurden, ohne Beginn, Ende und Pausen, ließ sich die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben nicht sauber nachweisen. Was fehlte, war nicht mehr Dokumentation, sondern ein System, das aktiv absichert.

Das Ziel: eine Plattform, die den gesamten Ablauf abbildet, Daten nur einmal erfasst und den Betrieb rechtlich absichert.

Lösung

Eine Plattform für den gesamten Betrieb

Eine individuelle Plattform, die Zeiterfassung, Planung, Abrechnung und Kundenservice verbindet sowie mit ERP und BMD spricht und Schritt für Schritt an die Stelle der bisherigen Insellösungen trat.

Zeiterfassung mit arbeitsrechtlicher Absicherung

Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit digital am Desktop oder mobil, Pausen inklusive, und ordnen sie direkt Projekten und Kunden zu. Rückwirkende Manipulation ist technisch ausgeschlossen. Im Hintergrund prüft das System laufend auf Ruhezeiten, Mindestpausen und Höchstarbeitszeiten und meldet Abweichungen automatisch. Aus reiner Dokumentation wurde ein System, das Verstöße verhindert, statt sie erst im Nachhinein sichtbar zu machen.

Einfache und digitale Projekt- und Ressourcenplanung

Projekte und Kunden kommen automatisch aus dem ERP, Mitarbeiter und Subunternehmer werden strukturiert zugeteilt, und Abwesenheiten fließen direkt in die Planung ein. Fällt jemand aus, werden betroffene Projekte markiert und Ersatzpersonen vorgeschlagen. Auf der Baustelle ersetzt ein digitaler Arbeitsausweis das Papierformular: Zeiten und Material werden vor Ort erfasst, der Kunde unterschreibt am Tablet.

Rechnungslauf und Kundenportal

Eingangsrechnungen werden automatisch aus dem Postfach ausgelesen, per OCR erfasst und zur Freigabe zugewiesen. Nach Freigabe erfolgt die Zahlung über eine Bankschnittstelle, die Buchungsdaten gehen automatisch ans BMD-System des Steuerberaters. Kunden rufen Projektstände, Dokumente und Rechnungen über ein eigenes Portal ab und melden Reklamationen strukturiert.

Ergebnis

Aus einem papierbasierten, personenabhängigen Nebeneinander wurde ein zusammenhängendes System, das dokumentiert, absichert und steuert. Die mehrfache Erfassung ist entfallen, arbeitsrechtliche Risiken sind ausgeräumt, und statt reaktiv auf Excel-Auswertungen zu reagieren, hat die Geschäftsführung jederzeit einen vollständigen Live-Überblick über Zeiten, Überstunden, Abwesenheiten und Ressourcen.

Kundenstimme

„Was früher über Zettel und mehrere Excel-Listen lief, haben wir heute an einer Stelle. Wir sehen jederzeit, wo wir stehen, und das Backoffice ist spürbar entlastet."