Ausgangslage
Reitinger plant und baut Schwimmbäder und Wellnessanlagen, ein Geschäft mit vielen parallelen Baustellen und kurzfristigen Änderungen. Die gesamte Einsatzplanung lag im Wissen und in der Erfahrung des Geschäftsführers. Es gab kein zentrales Planungstool, keine strukturierte Dokumentation und keine Systemunterstützung.
Wer morgens auf welche Baustelle fuhr, entschied sich oft erst am Vorabend oder am selben Morgen. Die Mitarbeiter erfuhren ihre Einsätze meist kurzfristig, häufig ohne Vorabinformation zu Aufgaben, Materialbedarf oder bisherigen Projektschritten. Auch der Lagerbestand war nicht transparent einsehbar.
Die Organisation war dadurch stark von Improvisation getragen, und nahezu jede Entscheidung lag beim Geschäftsführer. Das band viel Zeit und führte durch fehlende Informationen und falsch zusammengestelltes Material regelmäßig zu Mehrfahrten. Fiel der Geschäftsführer aus, stand der gesamte Planungsprozess still.
Herausforderung
Eine Planung allein aus dem Kopf funktioniert, solange eine Person alles überblickt. Sie bindet aber enorm viel Zeit, erzeugt permanenten Entscheidungsdruck und ist nicht skalierbar. Sobald diese Person nicht verfügbar ist, fehlt dem gesamten Team die Grundlage.
Das Ziel: die Planung vom Kopf einer Person lösen und dem gesamten Team transparent zugänglich machen.
Lösung
Eine zentrale, digitale Projekt- und Einsatzplanung, die den Geschäftsführer entlastet, für alle nachvollziehbar ist und über eine Schnittstelle direkt ans BMD angebunden wurde.
Projekte werden zentral angelegt und strukturiert verwaltet. In einer Kalenderansicht sind alle laufenden und geplanten Baustellen samt zugeteilter Mitarbeiter und Zeiträume sichtbar. Die Zuteilung ist nachvollziehbar, Änderungen werden dokumentiert und sind historisch einsehbar, statt nur im Kopf einer Person zu existieren.
Jeder Mitarbeiter erhält Zugriff auf seine persönliche Einsatzübersicht und sieht frühzeitig, welche Baustelle ansteht, welche Aufgaben geplant sind und welche Informationen hinterlegt wurden. Das reduziert kurzfristige Rückfragen, macht den Materialbedarf planbarer und vermeidet unnötige Fahrten.
Für jedes Projekt gibt es eine zentrale digitale Dokumentation, in der Fotos, Notizen, Absprachen und besondere Vorkommnisse chronologisch abgelegt werden. Was beim letzten Termin vereinbart wurde, ist jederzeit abrufbar. Fällt jemand aus, wird die Neuverteilung strukturiert unterstützt.
Über eine Schnittstelle ist die Plattform direkt mit dem BMD verbunden. Projekt- und Einsatzdaten fließen ohne doppelte Eingabe in die kaufmännische Weiterverarbeitung — von der Planung bis zur Abrechnung ohne Medienbruch und ohne manuelles Übertragen.
Kundenstimme
„Ich musste die Planung nicht mehr komplett im Kopf haben. Meine Leute wissen jetzt vorab, was ansteht, und ich habe endlich den Rücken frei für die eigentliche Arbeit."
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