Ausgangslage
EAV plant und errichtet Elektroanlagen - ein Bereich, in dem technische Normen den Alltag bestimmen. Österreichische wie europäische Normen und interne Richtlinien lagen in verschiedenen Ordnerstrukturen. Wer eine Antwort brauchte, musste manuell nach dem passenden Dokument suchen und es im Projektkontext selbst einordnen.
Parallel dazu wurde die Arbeitszeit auf den überwiegend langfristigen Baustellen von Hand auf Zetteln erfasst, in eine Excel-Tabelle übertragen, an den Projektleiter und schließlich ins Backoffice weitergereicht, das sie ins ERP importierte — ein mehrstufiger Weg mit vielen manuellen Übergaben.
Auch die Bewertung der Lehrlinge lief ohne festen Rahmen: Rückmeldungen entstanden informell auf Papierzetteln, in Notiz-Apps oder in einzelnen Word-Dokumenten, ohne einheitliche Kriterien und ohne zentrale Übersicht.
Ähnlich unstrukturiert lief der Materialfluss: Bestellungen von der Baustelle ins Lager wurden über Messenger-Dienste wie WhatsApp abgewickelt, der Lagerbestand nicht zentral geführt und nicht mit dem ERP synchronisiert. Prüfprotokolle und weitere Nachweise entstanden auf Papier und wurden erst später von Hand ins ERP eingetippt.
Herausforderung
Viele, sehr unterschiedliche, Abläufe, aber ein gemeinsames Muster: Wichtiges Wissen und wichtige Daten waren an einzelne Personen und verteilte Ablagen gebunden, statt zentral, nachvollziehbar und schnell verfügbar zu sein. Das kostete Zeit, war fehleranfällig und ließ sich kaum standardisieren.
Das Ziel: Normwissen, Zeiterfassung, Ausbildung und Materialfluss strukturiert, nachvollziehbar und in einem System zugänglich machen.
Lösung
Vier aufeinander abgestimmte Module innerhalb der Plattform, die Wissen auffindbar, Zeiterfassung automatisch, Ausbildung vergleichbar und den Materialfluss lückenlos machen.
Ein interner, KI-gestützter Assistent beantwortet Fragen zu technischen Normen, Richtlinien und internen Dokumenten in verständlicher Sprache. Jede Antwort ist mit konkreten Quellenangaben zu Norm, Abschnitt und Version versehen und direkt mit dem Dokument verknüpft. Eine integrierte Normenverwaltung regelt Upload, Versionierung und Freigaben. Statt sich durch umfangreiche Dokumente zu arbeiten, gibt es die belegte Antwort in Sekunden.
Für jede Baustelle ist ein geografischer Bereich definiert, Projekte und Kunden kommen aus dem ERP. Betritt ein Mitarbeiter mit dem Firmenhandy den Bereich, startet die Zeitbuchung automatisch und ordnet sich dem richtigen Projekt zu. Der Projektleiter gibt die Zeiten mit einem Klick frei, danach gehen die Daten automatisch ins ERP und der PDF-Bericht an den Auftraggeber entsteht von selbst.
Für jeden Lehrlingstyp sind eigene Kriterien hinterlegt. Die Bewertung erfolgt in festen Intervallen über ein klares Notensystem, automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Bewertung liegen bleibt, und bei kritischen Noten ist ein Kommentar verpflichtend. Alle Bewertungen sind revisionssicher gespeichert, und die Geschäftsführung erstellt jederzeit Auswertungen bis hin zu Ampelsystemen.
Bestellungen von der Baustelle laufen nicht mehr über WhatsApp, sondern direkt in der Plattform: Der Monteur fordert Material mobil an, das Lager sieht die Anforderung sofort, und der Bestand wird laufend mit dem ERP synchronisiert. Auch Prüfprotokolle und Nachweise werden digital erfasst statt auf Papier und automatisch ins ERP übernommen — ohne manuelles Abtippen.
Ergebnis
Aus verteilten Ablagen und Handarbeit wurde ein zusammenhängendes System, in dem Wissen, Zeit, Ausbildungsdaten und Materialfluss zentral, nachvollziehbar und belastbar vorliegen. Normwissen ist in Sekunden verfügbar, die Baustellenzeit erfasst sich selbst, Entscheidungen über Lehrlinge beruhen auf Daten statt auf Erinnerung, und Materialanforderungen laufen digital bis ins ERP statt über WhatsApp und Papier.
Kundenstimme
„Unsere Leute finden die richtige Norm heute in Sekunden, und die Zeiterfassung auf den Baustellen läuft, ohne dass jemand etwas abtippen muss. Das nimmt im Alltag enorm viel Aufwand raus."
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