Ausgangslage
Der Betrieb führt mehrere Onlineshops auf unterschiedlichen Plattformen – unter anderem PrestaShop und Shopify – und muss deren Daten fortlaufend mit nachgelagerten Systemen wie der Buchhaltung in Einklang halten. Bestellungen, Kunden- und Artikeldaten sowie Zahlungs- und Statusinformationen fallen dabei an mehreren Stellen an und müssen am Ende überall denselben Stand ergeben.
Solange dieser Abgleich nicht automatisch läuft, wird er zur täglichen Handarbeit: Bestellungen werden abgetippt oder exportiert und importiert, Artikel doppelt gepflegt, Abweichungen mühsam gesucht. Das kostet Zeit, skaliert schlecht mit steigendem Bestellvolumen und birgt die Gefahr, dass Shop und Buchhaltung mit unterschiedlichen Ständen arbeiten.
Gerade im Wachstum wird diese Lücke spürbar: Je mehr Bestellungen und je mehr Verkaufskanäle hinzukommen, desto aufwendiger und fehleranfälliger wird die manuelle Pflege – und desto wichtiger wird ein verlässlicher, automatischer Datenfluss.
Herausforderung
Verschiedene Shopsysteme und ein Buchhaltungssystem, die technisch nichts voneinander wissen, müssen dieselben Daten verlässlich teilen – ohne dass jemand sie doppelt pflegt. Jede Plattform bringt ihr eigenes Datenmodell und ihre eigenen Schnittstellen mit, und was im Shop „Kunde“ oder „Artikel“ heißt, muss in der Buchhaltung sauber zugeordnet werden.
Hinzu kommt, dass der laufende Betrieb nicht stehenbleiben darf: Die Anbindung muss im Hintergrund arbeiten, Fehlerfälle abfangen und auch dann zuverlässig bleiben, wenn sich Bestellmengen, Sortiment oder ein Shopsystem ändern.
Das Ziel: die Shopsysteme so mit den Folgesystemen verbinden, dass Daten automatisch fließen.
Lösung
Maßgeschneiderte Datenaustausch-Services verbinden die Shopsysteme mit den Folgeanwendungen und halten sie automatisch synchron. Sie übersetzen zwischen den unterschiedlichen Datenmodellen, laufen unbeaufsichtigt im Hintergrund und lassen sich um weitere Shops oder Systeme erweitern, ohne den Betrieb zu unterbrechen.
Die bestehenden Onlineshops auf PrestaShop und Shopify werden laufend betreut und funktional weiterentwickelt – von Anpassungen an Katalog und Checkout bis zu neuen Funktionen. So bleibt der Shopbetrieb stabil und wird Schritt für Schritt besser, während im Hintergrund die Datenanbindung greift.
Zwischen den Shopsystemen und externen Anwendungen wie der Buchhaltung (BMD) wurden Datenaustausch-Services eingerichtet. Bestellungen, Kunden- und Artikeldaten werden automatisch übergeben und den richtigen Feldern zugeordnet, sodass alle Systeme ohne manuelles Zutun mit denselben Daten arbeiten.
Der automatische Abgleich ersetzt das Abtippen, Exportieren und Importieren und hält die Stände über alle Systeme hinweg konsistent. Das spart tägliche Routinearbeit, reduziert Übertragungsfehler und macht den Ablauf auch bei steigendem Bestellvolumen tragfähig.
Ergebnis
Aus einem täglichen manuellen Abgleich wurde ein automatischer Datenfluss zwischen Shops und Buchhaltung. Die Systeme arbeiten mit einem einheitlichen Stand, doppelte Erfassung entfällt, und der Ablauf bleibt auch dann tragfähig, wenn Bestellvolumen und Verkaufskanäle weiter wachsen.
In einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob und wie sich eine Lösung für Sie rechnet.
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