Ausgangslage
Das Unternehmen muss neue wie bestehende Mitarbeiter regelmäßig schulen und unterweisen – von Richtlinien und Sicherheitsvorschriften über Brandschutz und Hygiene bis zu Maschinenunterweisungen und dem Onboarding. Bei einem Großhandel mit mehreren hundert Mitarbeitern, saisonalen Arbeitskräften und laufender Fluktuation summiert sich das zu einer beträchtlichen Zahl an Schulungen pro Jahr.
Diese Schulungen liefen überwiegend analog: Lernunterlagen wurden ausgedruckt und verteilt, Teilnahmen auf Listen abgehakt und in verstreuten Excel-Dateien oder gar nur mündlich festgehalten. Ein standardisierter Prozess existierte nicht – jede Abteilung handhabte Schulungen unterschiedlich, und es gab keine systematische digitale Dokumentation darüber, wer welche Schulung wann abgeschlossen hatte.
Ob Inhalte tatsächlich verstanden wurden, wurde kaum strukturiert überprüft. Besonders bei verpflichtenden Schulungen war das ein Risiko: keine transparente Übersicht über Schulungsstände, Gültigkeitsfristen wurden nicht systematisch überwacht, und im Fall einer Prüfung oder eines Audits waren absolvierte Pflichtschulungen nur mühsam bis gar nicht belegbar.
Herausforderung
Ohne zentrale Übersicht, ohne Fristenüberwachung und ohne messbare Erfolgskontrolle lässt sich im Ernstfall nicht belegen, dass eine Pflichtschulung tatsächlich absolviert und verstanden wurde. Gerade in der Lebensmittelbranche, in der Hygiene-, Sicherheits- und Compliance-Vorgaben streng geprüft werden, ist ein lückenloser Nachweis nicht optional, sondern Voraussetzung.
Erschwerend kommt hinzu, dass Teile der Belegschaft unterschiedliche Sprachen sprechen. Schulungsinhalte müssen daher verständlich in mehreren Sprachen verfügbar sein, ohne dass jeder Kurs mit hohem Aufwand mehrfach von Grund auf erstellt werden muss.
Das Ziel: Schulungen digital abbilden, strukturiert steuern, jederzeit belegbar und automatisch mehrsprachig verfügbar machen.
Lösung
Ein Learning-Management, das Schulungen zentral verwaltet, Fristen überwacht und Wissen überprüfbar macht. Die Lösung wurde direkt in die bestehende Plattform des Kunden integriert – Mitarbeiter finden ihre Schulungen also an der gewohnten Stelle, ohne zusätzliches System und ohne separaten Login.
Kurse werden zentral erstellt, versioniert und archiviert und lassen sich rollen-, abteilungs- oder personenbezogen zuweisen, mit Start- und Fälligkeitsdatum und der Unterscheidung zwischen Pflicht und Kür. Bei Eintritt, Rollenwechsel oder Ablauf einer Gültigkeit weist das System automatisch neu zu, Eskalationen bei Fristüberschreitung sind konfigurierbar.
Abschlusstests mit konfigurierbarer Bestehensgrenze prüfen das Wissen, die Ergebnisse werden dem Mitarbeiterprofil zugeordnet. Nach erfolgreichem Abschluss wird automatisch ein Zertifikat erzeugt und gespeichert. HR erhält eine zentrale, filter- und exportierbare Übersicht über Compliance-Quoten und Abschlüsse.
Inhalte und Tests werden KI-gestützt übersetzt und bei Bedarf manuell nachbearbeitet, sodass auch mehrsprachige Schulungen möglich sind, ohne jeden Kurs von Grund auf neu in einer weiteren Sprache aufzusetzen.
Ergebnis
Aus verstreuten Excel-Dateien und mündlichen Vereinbarungen wurde ein zentrales, nachvollziehbares Schulungssystem. Fälligkeiten sind automatisch im Blick, Nachweise auf Knopfdruck verfügbar und die Zeit für Verwaltung deutlich reduziert.
In einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob und wie sich eine Lösung für Sie rechnet.
Weitere Projekte
Ein Intranet, das mit der ganzen Unternehmensgruppe mitwächst.
Mehr erfahren
Einweisungen digital signiert, revisionssicher archiviert.
Mehr erfahren
Ein verschlankter, normsicherer Testprozess, der Audits planbar macht.
Mehr erfahren