Ausgangslage
Sicherheits- und Kundeneinweisungen, etwa an Maschinen, wurden vollständig auf Papier dokumentiert. Für eine Einweisung wurde ein Formular ausgedruckt, nach der Unterweisung handschriftlich unterschrieben und anschließend in unregelmäßigen Abständen im Backoffice abgegeben, eingescannt, digital abgelegt und die Originale archiviert.
Dieses Vorgehen betraf neben Sicherheitsunterweisungen auch zahlreiche weitere interne Schulungen. Der Prozess war vollständig papierbasiert und nicht systemintegriert. Es gab keine zentrale Übersicht darüber, welche Person wann welche Einweisung unterzeichnet hatte, und die Nachvollziehbarkeit hing von der korrekten Ablage ab.
Herausforderung
Bei sicherheitsrelevanten Unterweisungen ist die Nachvollziehbarkeit entscheidend. Solange sie von der korrekten Ablage einzelner Dokumente abhängt, bleibt ein Risiko, und der Scan- und Ablageprozess bindet laufend Zeit.
Das Ziel: Einweisungen direkt vor Ort digital unterzeichnen und automatisch revisionssicher archivieren.
Lösung
Digitale Vorlagen mit Unterschrift am Tablet, die jede Einweisung automatisch der richtigen Person zuordnen und archivieren.
Für Sicherheitsunterweisungen und interne Schulungen sind strukturierte Vorlagen hinterlegt, die direkt über ein Tablet aufgerufen werden. Nach der Einweisung wird das Dokument unmittelbar im System unterschrieben, ohne Umweg über Papier.
Das unterschriebene Dokument wird automatisch der richtigen Person oder dem richtigen Kunden zugeordnet, direkt in SAP am jeweiligen Stammsatz abgelegt und revisionssicher archiviert. Der Nachweis hängt damit unmittelbar am richtigen Objekt im führenden System – ohne separaten Upload oder Umweg über einen Dateiordner.
Alle Einweisungen sind in einer zentralen Übersicht abrufbar. Der bisherige Scan- und Ablageprozess entfällt vollständig.
Ergebnis
Aus einem papierbasierten Ablauf wurde eine digitale, revisionssichere Dokumentation. Nachweise sind sofort verfügbar, das Risiko verlorener oder falsch abgelegter Dokumente ist beseitigt, und das Backoffice ist vom Scannen und Ablegen entlastet.
In einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch finden wir gemeinsam heraus, ob und wie sich eine Lösung für Sie rechnet.
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